در این نوشتار آثار مثبتی که هوش تجاری (BI=BUSINESS INTELLEGENCE)، بر تصمیمات عمده و کلان سازمانی دارد اشاره شده است و به عمده موارد قابل توجه در معماری هوش تجاری و مزایای آن به همراه نحوه‏ی برخورد و نوع پیاده‏سازی آن پرداخته شده است، هوش تجاری نه به عنوان یک ابزار یا یک محصول و یا حتی سیستم، بلکه به عنوان یک رویکرد جدید در معماری سازمانی بر اساس سرعت در تحلیل اطلاعات به منظور اتخاذ تصمیمات دقیق و هوشمند کسب و کار در حداقل زمان ممکن مطرح شده است. در این مقاله، دلایل لزوم استفاده با تشریح اهداف آن، ضمن معرفی تکنیک‌های عمومی، مورد بررسی قرار گرفته است.
فناوری‌های نوین با سرعتی سرسام آور در حال پیشرفت هستند، به طوری که جوامع به صورت عام و بازار به صورت خاص با شتابی وصف‏ناپذیر به دنبال ترفند‌هایی می‌گردند که بقایشان را در این عرصه‏ی آشفته و متلاطم تضمین کنند. سازمان‏ها باید بپذیرند که فلسفه‏ی حیاتشان تغییر کرده است و دیگر زنده بودن به معنای رسیدن به وضعیت سوددهی مداوم نمی‌تواند باشد و باید به دنبال رقابت و ابزار آن باشند، چرا که امروزه کم‏تر شرکتی در این عرصه به صورت سنتی و به دور از قواعد جدید بازی کسب و کار می‌کند و برای اینکه بتوان پا به پای رقبا باقی ماند یا شاید به سختی و با مهارت بسیار بتوان یک قدم از آنها پیش گرفت، می‌بایست به قواعد جدید بازی کاملن مسلط بود تا شاید روزی بتوان خود یک قاعده‏ی جدید انگاشت. بنابراین تسلط بر فناوری‌های جدیدی مانند هوش تجاری در کسب و کارها یک الزام و ضرورتی اجتناب‎ناپذیر تلقی می‌شود. هدف این نوشتار نیز چیزی جز یادآوری روند رو به رشد و توقف‏ناپذیر نوآوری در فناوری و دگرگونی در نحوه‏ی کسب و کارها نیست؛ تحولی که در این انقلاب صورت پذیرفته است و دگرگونی‏هایی که در رویه‏ی تغییرات موجبات بروز اختلافات و پیدایش شکاف‏های عمیقی را بین فرداها با امروز فراهم آورده و خواهد آورد.

کلیات هوش تجاری
هوش تجاری یا هوش کسب و کار که قالب عمده‏تری را مانند استفاده‌های تجاری و غیر تجاری (نظامی و غیر‌انتفاعی)، در بر دارد، عبارت است از بُعد وسیعی از کاربردها و تکنولوژی برای جمع‏آوری داده و دانش جهت زایش پرس و جو در راستای آنالیز بنگاه برای اتخاذ تصمیمات تجاری دقیق و هوشمند. یک هوش تجاری براساس یک معماری بنگاه تشکیل شده است و در قالب پردازش تحلیلی بر خط (OLAP)، به تحلیل داده‏های تجاری و اتخاذ تصمیمات دقیق و هوشمند می‌پردازد. هوش تجاری، نه به عنوان یک محصول و نه به عنوان یک سیستم، بلکه به عنوان یک معماری و رویکردی جدید مورد نظر است که البته شامل مجموعه‏ای از برنامه‏های کاربردی و تحلیلی است که به استناد پایگاه‏های داده‏ی عملیاتی و تحلیلی به اخذ و کمک به تصمیم‏گیری برای فعالیت‏های هوشمند تجاری و کسب و کار می‏پردازند. اما هوش تجاری از مناظر دیگر: از منظر معماری و فرآیند به هوش تجاری به عنوان یک چارچوب که عامل افزایش کارایی سازمان و یکپارچگی فرآیندها و نهایتن بر فرآیندهای تصمیم‏گیری در سطوح مختلف سازمانی متمرکز است، نگریسته می‏شود. بازار هوش تجاری را ابزاری برای برتری رقابتی و پایشگر و تحلیلگر بازار و مشتریان می‏داند. از نقطه نظر فناوری نیز هوش تجاری یک سیستم هوشمند است که با پردازش دقیق داده‏ها، نقطه‏ی دخالت سخت‏افزار و نرم‏افزار در مغز افزار‏ها به حساب می‏آید. ولی به بیان ساده‏تر هوش تجاری چیزی نیست مگر فرآیند بالا بردن سود دهی سازمان در بازار رقابتی با استفاده هوشمندانه از داده‌های موجود در فرآیند تصمیم‏گیری. در صورتی که مفهوم هوش تجاری به درستی درک و منتقل نگردد، موجب می‏شود تا انتظارات مدیران به صورت ناگهانی افزایش یابد و برآورده نشدن این توقعات مواردی را از جمله سلب اطمینان افراد و به ویژه مدیران از این سیستم به دنبال خواهد داشت؛ چرا که هوش تجاری فقط به دنبال کوتاه کردن مسیر‏های پرس و جو در داخل اطلاعات است و خود مستقلن و بدون نیاز به اطلاعات مناسب قادر به ارایه‏ی پیشنهاد یا راهکاری نیست.

ضرورت استفاده از هوش تجاری در سازمان‏ها
همان‏طور که از تعاریف متعدد استنباط می‏شود، هوش تجاری در قالب هر تعریفی به دنبال افزایش سودآوری سازمان با استفاده از اتخاذ تصمیمات هوشمند و دقیق است و به طور اعم می‏توان اهداف زیر را برای این رویکرد نوین عنوان کرد:
۱ – تعیین گرایش‏های تجاری سازمان که موجب می‏شود تا سازمان بدون اتلاف وقت و هزینه و انرژی در سایر مسیرها به دنبال اهداف کلان و اساسی خود متمرکز شود
۲- تحلیل عمیق بازار
۳- پیش‏بینی بازار که می‏تواند قبل از این‏که رقبا سهم بازار خود را توسعه دهند، منافع جدید به وجود آمده در بازار را عاید سازمان کند
۴- بالا بردن سطح رضایت‏مندی مشتریان که می‏تواند موجبات استمرار کسب و کار باشد و از دست دادن این اعتماد و رضایت‏مندی مراتبی را برای بنگاه به همراه دارد
۵- شناسایی مشتریان دایمی که وفادارند، می‏توان با پیگیری رفتار آنان، جهت‌گیری‏های کلان و استراتژیک را انجام داد
۶- تقسیم‏بندی مشتریان و متعاقبن ایجاد تنوع در روش برخورد با هر گروه از مشتریان
۷- افزایش کارآیی سازمان در امور داخلی و شفاف‏سازی رویه‏ی فرآیندهای کلیدی
۸- استانداردسازی و ایجاد سازگاری بین ساختارهای سازمان
۹- تسهیل در تصمیم‏گیری که جزو اهداف اساسی هوش تجاری محسوب می‌شود
۱۰ – تشخیص زود هنگام خطرات قبل از اینکه سازمان را به مخاطرات جدی بکشاند و شناسایی فرصت‏های کسب و کار قبل از اینکه رقبا آن را تصاحب کنند.

با توجه به موارد فوق می‏توان گفت که احساس نیاز به وجود هوش تجاری در سازمان برای اولین بار در سطوح بالای مدیریتی احساس می‏شود و از بالای هرم ساختار سازمانی به بخش‏های زیرین منتقل می‏شود، ولی برای ایجاد آن می‌بایست از پایین‌ترین سطوح و لایه‏ها شروع کرد.
مهم‏ترین نیاز یک مدیر، داشتن اطلاعات دقیق برای اتخاذ تصمیم درست است. فرآیند تصمیم‏گیری می‏تواند به سه بخش کلی زیر تقسیم شود. با توجه به انواع مختلف تصمیم‏گیری (بر اساس میزان ساخت یافته بودن آن)، هر یک از بخش‏های اهمیت متفاوتی خواهند داشت:
۱- دسترسی، جمع‏آوری و پالایش داده‏ها و اطلاعات مورد نیاز
۲- پردازش، تحلیل و نتیجه‏گیری بر اساس دانش
۳- اعمال نتیجه و نظارت بر پیامدهای اجرای آن.

در هر یک از موارد فوق، سازمان‏های قدیمی که از هوش تجاری استفاده نمی‏کنند، دارای مشکلاتی هستند که اغلب از عواملی چون حجیم بودن داده‏ها، پیچیدگی در تحلیل‏ها و ناتوانی در ردگیری نتایج فرآیندها و پیامدهای تصمیمات گرفته شده، سرچشمه می‏گیرند. هوش تجاری با کمک به حل مشکلات فوق، به دلیل ساختاری که در سازمان به وجود می‏آورد، فرصت‏های جدیدی نیز برای رشد سازمان ایجاد می‏کند و نه تنها عامل حذف مشکلات است، بلکه با صرفه‏جویی در زمان و هزینه، شرایط کاری را دگرگون می‏سازد.

اجزا و مهارت‏های لازم برای ارتقای هوشمندی کسب و کار
برای اینکه یک سیستم با هوش تجاری به درستی عمل کند، با شناخت موقعیت‌ها که چه اطلاعاتی در اختیار چه افرادی قرار گیرد، باید روابط بین افراد و اطلاعات و روند اجرای پروسه‏ها به دقت مورد بررسی قرار گیرد.
هوش تجاری در سازمان، کلیه‏ی کاربران و همین‏طور روابط بین آنان را در نظر دارد تا زنجیره ارزش بنگاه به کل پوشش داده شود و فرآیندی از قلم نیفتد.
برای اجرای هر گونه فرآیند بهبود در سازمان می‏بایست مهارت‏هایی خاص آن فرآیند ترتیب داده شود که البته برای فرآیندهای کلان نظیر هوشمندی کسب و کار دقت نظر خاصی مورد نیاز است.
مهارت‏های کسب و کار اعم است از روال کسب و کار و ارتباط با استراتژی سازمانی به همراه فرآیندهای دگرگون‌سازی، که در تعیین خط مشی سازمانی بسیار حائز اهمیت است. مهارت‏های فناوری اطلاعات که به صورت فنی به مدیریت تغییر کمک می‌کند و پشتیبان متدولوژی‏های تحلیل است نیز می‏بایست، در سازمان به حدی کافی موجود باشد. مهارت دیگری با عنوان مهارت‏های تحلیلی شامل خلاصه‏سازی تحلیل و کاوش و تشریح درست، به اندازه‏ی سایر مهارت‏ها قابل ملاحظه است که این سه نوع مهارت در برخی بنگاه‏ها دارای یک مرکز تلاقی هستند که آن دقیقن مرکز ارتقای هوشمندی کسب و کار تلقی می‏شود و هرچه وسیع‏تر باشد، مسلمن هوشمندی کسب و کار در سازمان بیشتر و هرچند کوچک‏تر باشد هوشمندی در آن کسب و کار کم‏تر وجود دارد، البته در برخی از سازمان‏ها که جزیره‌ای عمل می‌کنند محدوده هر یک از این مهارت هر چند که وسیع باشند، ولی هیچ هم‏پوشانی ندارند و مسلمن اجرای این‏گونه طرح‏ها (هوش تجاری)، در این سازمان‏ها تعریفی ندارد، چون شرط اصلی استفاده از فناوری نوین هوش تجاری، کار در محیط رقابتی است و شرکت‏هایی که به صورت جزیره‏ای عمل می‏کنند، اصولن در این محیط نمی‏توانند وارد شوند.

نقش هوشمندی را در کسب و کارها می‏توان به صورت زیر مشاهد کرد
اگر سازمان در لایه‏های زیرساختی و تراکنشی خود از فناوری استخراج و انتقال و تبدیل داده‏ها استفاده کند و بستری از هوش تجاری را در تکنولوژی داده‏کاوی فراهم آورده باشد و هم‏چنین ابزار BI را مبتنی بر فناوری اطلاعات و مشتری‌گرایی به کار گیرد، هوشمندی در این کسب و کار کارآمد خواهد بود.
چنان‏چه در بستر BI از استانداردها و برنامه‏های کاربردی، راهبردی، عملیاتی، تحلیلی نیز استفاده شود، هوشمندی در این کسب و کار اثربخش است. زمانی هوشمندی نقش اهرمی را در کسب و کار به عهده می‏گیرد که عملکرد به دقت ارزیابی شود و فرهنگ‏سازی در بین کاربران آغاز شده باشد. در نهایت برای تحقق این هدف می‏بایست متودولوژی BI و مهارت‏های آن در بدنه‏ی سازمان مستقر شود.
هنگامی که سازمان به سمت اهداف جهانی‏سازی با استفاده از مجازی شدن متمایل شود و پا از ساختمان‏های فیزیکی به عرصه‏ی مجازی نهاده شود، می‏تواند روند اجرای فرآیندهای درون سازمان خود را به حد اعلا شفاف و نقش هوشمندی را یک نقش رقابتی سازد، بنابراین با این نقطه قوت با رقبا به رقابت بپردازد.

اهمیت استراتژیک هوش تجاری در تصمیمات سازمان
رشد تصمیم‏گیری سازمان معمولن بدین ترتیب است که پایین‏ترین سطح انجام فعالیت‏های تجاری یک سازمان، سطح عملیاتی است که فرآیند در دفعات بالا و معمولن به صورت تکراری در رده‏های پایین سازمان انجام می‏شود و معمولن با حجم کمی از داده‏ها سر و کار دارند. تصمیمات گرفته شده در این سطوح غالبن در حوزه مسائل ساخت یافته و توسط مدیران رده پایین اتخاذ می‏شود. نتایج حاصل از این تصمیمات، تاثیرات کوتاه مدت و خرد در سازمان دارند.
سطح تاکتیکی در سازمان مربوط به عملیاتی است که در حوزه‏ی مدیران میانی انجام می‏شود. این عملیات می‏تواند شامل پیگیری عملیات در سطح پایین، نحوه‏ی انجام آن، گزارش‏گیری و نهایتن جمع‏بندی داده‌های مفید برای اتخاذ تصمیمات میان مدت سازمان باشد. تصمیمات گرفته شده در این سطح غالبن در حوزه‏ی مسایل نیمه ساخت‏یافته و توسط مدیران میانی اتخاذ می‏شود و نهایتن بالاترین سطح استراتژیک مربوط به تصمیم‏گیری‏های کلان سازمان است که توسط مدیران رده بالا اتخاذ می‌شود. این نوع استفاده‌ها در دفعات کم و در دوره‏های طولانی انجام می‏شود، اما ممکن است با حجم بالایی از اطلاعات و پردازش‏ها همراه باشد. تصمیمات گرفته شده در این سطوح غالبن در حوزه‏ی مسایل غیر ساخت‏یافته و توسط مدیران ارشد انجام می‏شود و نتایج حاصله تاثیرات بلند مدت و کلانی در مسیر حرکت سازمان دارند.
کاربرد هوش تجاری در سطح استراتژیک را می‏توان به نوعی برای کمک به افزایش کارایی کلی سازمان و بهینه‏سازی فرآیندها در کنار یکدیگر، در نظر گرفت. این سیستم‏ها روی برخی ویژگی‏های مهم مالی و سایر پارامترهای مهم دیگر در افزایش کارایی سازمان متمرکز می‏شوند. بدیهی است که سیستم در این سطوح می‌بایست فرآیندهای خارجی سازمان را نیز در بر بگیرد. خصوصیات مختلف برنامه‌های کاربردی در مقاطع مختلف سازمان، باعث ایجاد تفاوت‏هایی در ابزارها، تکنیک‏ها و زیرساخت‏های مورد نیاز برای هر یک از آنها می‏شود. استفاده از ابزارهای تحلیلی و هوشمند بیشتر در سطح بالا انجام می‏شود که نیازمند پردازش‏های بالا با میزان دسترسی انبوهی از اطلاعات در سطوح استراتژیک و تاکتیکی بیشتر از عملیاتی است. بخش عملیاتی هوش تجاری بیشتر وظیفه‏ی جمع‏آوری اطلاعات و ذخیره‏سازی آن‏ها را دارد و یا پایگاه داده‏های خصوصی بر عهده دارد.

تکنیک‌های تسهیل تصمیم‏گیری هوش تجاری
در هر دقیقه، دو هزار صفحه مطلب علمی به حجم اطلاعات شبکه اینترنت افزوده می‌شود. هر روز بیش از ۳۰۰ میلیون صفحه در اینترنت فرستاده می‌شود و تقریبا ۵ سال طول می‌کشد که بتوان مقالات و مطالب به روز شده در ۲۴ ساعت را به تمامی خواند. بنابراین تمام اطلاعات از چنین نرخ رشدی برخوردارند. در بخش‏های تحقیق و توسعه اغلب یک گروه چند نفری شروع به جمع‏آوری اطلاعات مورد نیاز می‌کنند و شاید اطلاعاتی مشابه، اما با نام‏های مختلف را بایگانی کنند و معمولن چندین و چند بار در این گروه‏ها دوباره و چند باره کاری اتفاق می‌افتد.
در عصری که زمان، کلید اصلی در تجارت است، شرکت‏ها به استفاده از ابزارهای اطلاعاتی روی آورده‏اند تا بتوانند اطلاعات مورد نظر را به سرعت از منابع استخراج کنند هوش تجاری در امر تصمیم‏گیری در سطوح مختلف سازمان به ویژه سطوح مدیران ارشد با تحلیل اطلاعات و روش‏های پرس و جو تسهیلات زیادی را فراهم می‏کند که متداول‏ترین این روش‏ها به قرار زیر است:

- On-Line Analytical Processing (OLAP)
- On-Line Transaction Processing (OLTP)
- Data Warehousing (DW)
- Data Mining (DM)
- Intelligent Decision Support System (IDSS)
- Intelligent Agent (IA)
- Knowledge Management System (KMS)
- Supply Chain Management (SCM)
- Customer Relationship Management (CRM)
- Enterprise Resource Planning (ERP)
- Enterprise Information Management (EIM)

لازم به ذکر است، صرف وجود تمام این تکنیک‏ها در سطح سازمان بدون در نظر داشتن فرهنگ سازمان و رویکرد سیستمی موجود بین کارکنان نمی‌تواند اثبات‏کننده هوشمندی کسب و کار آن سازمان باشد. به همین علت است که برای هوش تجاری از کلمات استقرار و پیاده‏سازی استفاده می‏کنند نه از کلمه‏ی نصب؛ چرا که عواملی دیگر نیز غیر از بسته‏های نرم‏افزاری در درست کار کردن هوش تجاری موثرند و به همین منظور در تعاریف آن را رویکرد معماری نوین نامیده‏اند، زیرا از ابتدای فرآیند تدوین داده‏ها تا مراحل ذخیره‏سازی و فراخوانی مجدد و استخراج دانش مورد نیاز، هوشمندی، رفتار ملموس است.
مواردی مانند زیرساخت‏های سازمان و یا فرهنگ سازمان در پیاده‌سازی هوش تجاری بسیار نقش قابل ملاحظه و حساسی را ایفا می‏کنند برای موفقیت در استقرار و کارایی یک سیستم BI در یک سازمان باید برخی موارد از ریشه‏های فرهنگی سازمان تغییر کند، چون این موارد در میزان بهره‌وری سیستم هوش تجاری نقش به سزایی خواهند داشت. برخی موارد مانند تلقی سازمان از اطلاعات که به عنوان یکی از مهم‏ترین منابع سازمانی محسوب می‌شود و نوآوری که در سازمان باید بخشی از کار تجاری سازمان تلقی شود و نوع تفکر سازمان در مورد اطلاعات و نوآوری مسلمن در بسته‌های نرم‌افزاری وجود ندارند، بلکه باید در لابه لای لایه‌های زیرساخت سازمان فرهنگ‏سازی و لحاظ گردند.

عوامل موثر بر هوش تجاری سازمان
همان‏طور که یک رویکرد سیستمی دقیق و به روز مانند هوش تجاری می‏تواند بر کارایی و عملکرد سازمان تاثیرات زیادی بگذارد، بسیاری از عوامل و نیز بر میزان کارایی هوش تجاری سازمان تاثیر گذارند، از جمله‏ی این عوامل می‏توان به مشتریان، رقبا، شرکا تجاری، محیط اقتصادی و کارکنان داخلی اشاره کرد. با توجه به این نکته که هیچ کسب و کاری بدون مشتری معنا ندارد، پایش رفتار مشتریان و مخصوصن شناسایی آنان از حیث دایمی یا موقتی بودن می‏تواند در پیش‏بینی میزان دقیق عرضه و تنظیم میزان تقاضا بسیار کارآمد واقع شود. بنابراین تکنیک‌های سیستم‏های حمایت تصمیم‌گیری هوشمند (IDSS)، و مدیریت ارتباط با مشتری که در متن معماری هوش تجاری نهفته است، می‏توانند روند حرکت سازمان را با عقاید و علایق مشتریان همگام کنند. نداشتن اطلاعات کافی در رابطه با مشتریان مانند اینکه: مشتریان واقعی چه کسانی هستند؟ این مشتریان چه کالاهایی و در چه زمانی می‌خرند؟ چگونه می‏توان الگوهای خرید مشتری را استخراج کرد؟ چگونه می‌توان میزان وفاداری مشتری را بالا برد؟، معضلات فراوانی را در اجرای چنین رویکردهای نوینی به بار خواهد آورد.
با توجه به این منطق که اگر به هر تحلیل‏گری در قالب سیستم یا سازمان، اطلاعات ناقص یا اشتباه وارد شود، خروجی آن هرگز قابل ارزیابی مطلوب نخواهد بود و اگر بهترین ساز و کارها در اختیار افراد نا مناسب قرار گیرد، حتمن ضمن کاهش عمر مفید کاری آنها، کارآیی قابل توجهی هم نخواهند داشت، پس با توجه به آثار هوش تجاری بر سازمان باید بر تاثیرات عوامل متعدد داخلی و خارجی سازمان بر هوش تجاری مطالعه کرد تا سازمان با وجود صرف هزینه و زمان هنگفت برای ایجاد تغییرات کلی، در خروجی دچار خسارات جبران ناپذیری نشود؛ چرا که تصمیمات اساسی و استراتژیک در سازمان‏ها با بهبود قسمتی از آن بسیار متفاوت است. این تصمیمات استراتژیک روند تفکر و حرکت سازمان را به کل تغییر می‌دهند و در صورت شکست، رجوع به نقطه اول و اصلاح اشتباهات یا تغییر جدید امکان‏پذیر نیست، زیرا تغییر فرهنگ سازمانی و نگرش افراد مستلزم برداشتن گام‏های طولانی مدت و برنامه‌ریزی شده است. بنابراین کم تخمین زدن تاثیرات عوامل به نظر کوچک می‏تواند پایان یک راه امیدوارکننده و روشن را تیره و تار کند. ممکن است سازمان‏ها در مواردی مشابه باشند، ولی هرگز دقیقن عملکرد یکسانی نداشته باشند و حتی اگر عملکردشان نیز بسیار به هم مشابه باشد، محیط فعالیت متفاوت یا خاص باشد و با توجه به سایر موارد باید این‏گونه معماری‏های بنیادین را طبق زیرساخت‏ها و ویژگی‏های سازمان، طراحی، برنامه‌ریزی و پیاده‏سازی کرد.

نتیجه گیری
در این مقاله سعی بر آن شده است تا با ارایه‏ی توان فناوری جدید هوش تجاری و معرفی برخی مزایا و محسنات آن و تمرکز آن بر تصمیمات سازمانی – به ویژه تصمیمات کلان که توسط مدیران رده بالا گرفته می‏شود – بتوان سختی‏های کسب و کار امروز را تحلیل کرد تا توسط ارزیابی و تحلیل‏های این فناوری جدید هوشمند، قبل از اینکه مخاطرات، سازمان را تهدید کنند و صدمات اقتصادی گزاف آنها مانع از بازار مناسب و باعث کاهش کیفیت عملکرد شود، آنها را پیش‏بینی و چاره‏جویی کرد و هم‏چنین پیش از آنکه فرصت‏ها توسط چشمان ریزبین و دقیق رقبا شناسایی شوند و فرصت رشد و ترقی از سازمان گرفته شود، آنها را به دست آورد که البته این اهداف صرفن با اتخاذ تصمیمات دقیق و هوشمند و در آمدن از رویای خوش تداوم ابدی شیوه‏ی کسب و کار تحقق خواهد یافت.